Pemenuhan Pesanan

01 Penerimaan dan validasi pesanan

Periksa SKU, jumlah, alamat, ketentuan pengiriman, serta status pembayaran atau persetujuan kredit sebelum pesanan diproses.

02 Alokasi persediaan

Cadangkan stok yang tersedia untuk pesanan. Catat kekurangan dan perubahan pesanan agar tidak terjadi penjualan stok yang sama kepada beberapa pelanggan.

03 Pengambilan barang

Ambil produk sesuai SKU, jumlah, dan batch. Terapkan FEFO—masa kedaluwarsa terdekat dikeluarkan lebih dahulu—dengan memperhatikan persyaratan sisa umur simpan pelanggan.

04 Pemeriksaan dan pengemasan

Periksa kesesuaian barang, kondisi kemasan, dan potensi kebocoran. Siapkan perlindungan pengiriman, label, dan dokumen sesuai kanal.

05 Pengiriman dan pelacakan

Pilih layanan sesuai karakter produk dan tujuan. Catat serah terima kepada pengangkut, nomor pelacakan, serta kendala pengiriman.

06 Konfirmasi penerimaan

Simpan bukti penerimaan dan rekonsiliasi jumlah yang dikirim, diterima, ditolak, atau belum terselesaikan.

07 Retur dan penyelesaian

Catat alasan retur, periksa kondisi barang kembali, dan pisahkan barang yang belum layak dijual. Penggantian, pengembalian dana, dan penyesuaian stok mengikuti persetujuan serta ketentuan yang disepakati.

General Trade: Distributor dan Retail

Pesanan grosir atau karton memerlukan pengaturan minimum pengiriman, jadwal dan rute, surat jalan, serta bukti penerimaan. Pelayanan icon store, toko menengah dan kecil, serta salon mengikuti ukuran pesanan dan kebutuhan masing-masing.

Modern Trade: Nasional dan Lokal

Ikuti ketentuan masing-masing jaringan: referensi PO, barcode, label karton, sisa umur simpan, jadwal penerimaan, serta pengiriman ke pusat distribusi atau cabang. Catat penolakan dan selisih untuk diselesaikan bersama bagian penjualan dan keuangan.

Marketplace dan Penjualan Langsung

Pesanan satuan memerlukan sinkronisasi stok, ketepatan variasi produk, batas waktu pemrosesan platform, label pengiriman, dan pelacakan. Keluhan, gagal kirim, serta retur perlu ditangani sesuai ketentuan kanal.

Penjualan dan pelayanan pelanggan

Menetapkan janji layanan yang realistis, memastikan rincian pesanan, serta menyampaikan perubahan atau kendala kepada pelanggan.

Persediaan dan gudang

Menjaga ketepatan stok, lokasi penyimpanan, ketertelusuran batch, kondisi barang, serta catatan pergerakan dan hasil pemeriksaan.

Keuangan dan administrasi

Mencocokkan pesanan, dokumen pengiriman, penerimaan, tagihan, dan retur. Pengiriman barang tidak otomatis berarti pembayaran sudah diterima.

Ketepatan dan kelengkapan

Pantau ketepatan SKU dan jumlah, pesanan lengkap, serta ketepatan stok fisik dibandingkan catatan sistem.

Kecepatan dan ketepatan waktu

Ukur waktu dari pesanan tervalidasi hingga pengiriman, serta penerimaan tepat waktu dan lengkap—OTIF. Dasar pengukuran dan target disepakati per kanal.

Kondisi barang dan penyelesaian kendala

Evaluasi kerusakan, kebocoran, salah kirim, gagal kirim, alasan retur, dan waktu penyelesaian keluhan untuk menentukan perbaikan proses.

Pemenuhan pesanan dapat dikelola oleh tim internal, penyedia logistik pihak ketiga, atau gabungan keduanya. Pemilihan mempertimbangkan volume, karakter produk, cakupan wilayah, integrasi data, biaya layanan, dan tanggung jawab atas selisih atau kerusakan.